Nos 5 meilleurs conseils pour réussir ton séminaire d’entreprise à coup sûr !

Nous organisons des événements d’entreprise depuis des années, c’est notre métier.

Et force est de constater que certains d’entre eux sont plus réussis
que d’autres, que parfois la cohésion d’équipe est vraiment au
rendez-vous, et parfois…un peu moins.

Pourtant vous y mettez le même cœur, la même attention, le même
budget alors comment se fait-il que certains séminaires deviennent un
événement marquant pour toute votre équipe, et que d’autres fois, ils ne
soient pas vécus aussi intensément ?

Notre longue expérience dans le domaine nous a fait réfléchir et nous
a permis d’analyser qu’il y a des ingrédients « clé » à ne pas oublier,
et ces conseils sont valables quel que soit l’effectif concerné, quels
que soient les types d’entreprises, et quelles que soient les périodes
de l’année.

Les voici en 5 grands points

1/ Définir précisément l’objectif de votre séminaire

L’objectif d’un séminaire ? La cohésion d’équipe, allez-vous répondre
immédiatement ! Ça tombe sous le sens. Oui, mais derrière cet objectif
général, il y en a d’autres sous-jacents, et souvent bien plus que vous
ne l’imaginez. Pour bien les définir, il faut réfléchir aux objectifs
managériaux que vous vous fixez à vous-même, pour votre équipe :

Comment mieux faire interagir les juniors à équipe de séniors, ces
« anciens » qui connaissent la boite par cœur ? Comment arriver à faire
adhérer votre équipe à un projet de transformation « qui coince » un peu
en interne ? Comment intégrer des nouveaux trop timides à une équipe
déjà hyper soudée qui les laisse (volontairement ou non) à part ?
Comment faire en sorte que certains profils s’ouvrent à de nouvelles
responsabilités ? … et ce ne sont que quelques exemples.

Il y a autant d’objectifs dans une équipe pour un manager qu’il y a
d’activités possibles en événementiel ! Si vous les exprimez clairement à
votre agence, celle-ci saura vous proposer un programme vraiment taillé
à la mesure de vos problématiques. Par exemple, si vous avez envie
qu’un ou plusieurs collaborateurs prennent plus de responsabilités en
interne, nous vous proposerons une activité qui valorisera ces profils,
qui les mettra sur le devant de la scène, tout en favorisant la
cohésion :  Une activité sportive où les chefs d’équipe sont, comme par
hasard, désigné à l’avance, par exemple

Autre exemple : si vous voulez intégrer vos « petits nouveaux » à une
équipe très (voire trop) soudée, nous ne vous proposerons pas une
soirée dansante avec « toute la bande » qui les laissera à coup sûr de
côté, mais plutôt un escape game ou un concours de photos, de cuisine …
qui mélangera les générations et les profils afin qu’ils apprennent à se
mieux connaitre.

Bref, vous l’avez compris, réfléchir en amont de l’événement aux
résultats que vous en espérez pour votre équipe après, ET partager ces
informations avec votre agence ou l’équipe organisatrice sont les
premières clefs de la réussite de votre séminaire.

2/ Adapter le budget à votre objectif

Inutile de dire à votre agence : « A vous de me dire combien ça
coûte ! » en espérant que le prix sera inférieur à votre budget. Il n’y a
rien de plus inefficace que de ne pas dire à votre agence de combien
vous disposez. Celle-ci perdra du temps à proposer des activités ou des
hébergements inadaptés (trop chers ou au contraire pas assez haut de
gamme) alors que si vous donnez votre budget, l’agence se décarcassera
pour vous proposer les meilleures prestations pour le prix que vous lui
donnerez, et vous proposera des options, que vous validerez ou pas.

Deuxième conseil : Adapter le budget à l’objectif signifie surtout
bien évaluer les attentes de votre équipe, car il s’agit aussi tout de
même bien de leur faire plaisir. Et un cadre trop luxueux pour une
équipe que vous souhaitez ressouder peut les embarasser ou même les
gêner. Vous aurez dépensé trop, et votre objectif sera manqué, quel
dommage ! Au contraire une équipe qui a besoin d’être remotivée
n’appréciera pas des prestations bas de gamme et interprétera le « petit
budget et petites prestations » comme un «nous ne méritons pas mieux »

Il est donc indispensable de parler de votre budget à votre agence,
qui pourra vous conseiller les meilleurs arbitrages financiers sur
l’ensemble du séminaire. Et peut-être mettre les euros aux « bons
endroits »

3/ Choisissez les lieux le plus en avance possible

Plus tôt vous déciderez de la destination, meilleures seront les
prestations, tout simplement parce qu’un grand choix sera à votre
disposition. Les options seront plus nombreuses et moins chères

En baie de Somme , que nous connaissons bien, qui est une destination
idéale pour un séminaire très dépaysant à 2 heures de Paris, les
activités « nature » dépendent beaucoup du temps qu’il fait. Mais si on
anticipe bien, la super course de char à voile qui s’annule à cause du
manque de vent, sera remplacée par un team building au Touquet tout
aussi sympathique ou une activité en intérieur. Encore faut-il avoir pu
le prévoir à l’avance.

Les séminaires d’entreprise fonctionnent finalement comme pour vos
vacances : les meilleures places au meilleur prix sont réservées par
ceux qui s’y sont pris en premier.  Conclusion : anticipez !

4/ Marquez les esprits !

C’est peut-être le plus important : Un séminaire doit laisser un
souvenir impérissable, un temps fort dans la vie de l’entreprise. Que
vous en organisiez tous les ans ou tous les dix ans, votre événement
doit laisser une trace chez vos collaborateurs. Pour cela, ce n’est pas
le budget qui est le plus indispensable, rien ne vaut l’originalité et
l’effet de surprise.

Des prestations ou des activités exclusives, inédites, jamais vues
permettent de créer « l’effet whaou » attendu, qui fera de votre
séminaire un succès.

Organiser un pique-nique aux chandelles dans les dunes, ça n’est pas
plus cher qu’une bonne brasserie, et c’est tellement plus inoubliable.
Un bivouac en baie, un diner dans une hutte, une rencontre avec des
artisans locaux, chez Baie de Somme Aventures, on adore imaginer cet
effet de surprise, parce que nous savons que cela restera le moment fort
de l’événement :

5/ Communiquez 

C’est le conseil qui peut sembler le plus évident, puisque proposer
un séminaire à son équipe est déjà un acte de communication en soi.

Mais pourtant, combien de fois avons-nous vu des équipes râler et se
plaindre parce qu’elles n’étaient pas au courant du programme, les
tenues (sportives ou de soirées) n’ont pas été communiquées, les règles
du jeux pas données, mal comprises, etc…

Vos collaborateurs n’apprécient pas tellement d’être pris au
dépourvu, et si vous préparez une surprise à votre équipe, ils
l’apprécieront d’autant plus si justement vous leur dites que vous leur
préparez une surprise.

Avant, créez de l’impatience ! A J-30, J-7, J-1 : une série d’emails
peut suffire, mais vous pouvez imaginer pas mal d’idées pour faire du
« teasing »

Pendant, informez votre équipe sur le déroulé, expliquez ce qui les attend, chaque matin et chaque soir

Après l’événement, faites revivre les formidables moments que vous
avez fait vivre à vos collaborateurs, avec une vidéo, un « goodies » ;
un album photo…les idées ne manquent pas !  Votre agence doit être
capable de vous accompagner sur tous ces sujets et la communication
interne autour d’un événement peut parfois déroger à la « charte de
marque » pour marquer les esprits avec plus de créativité.

Un séminaire est un véritable ciment pour une équipe, qui durera bien
longtemps après l’événement lui-même : c’est une bonne raison pour bien
y réfléchir, bien le préparer, bien se faire accompagner, et finalement
bien le réussir.

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