1. La société Baie de Somme Aventure (« BSA Event »), une société à responsabilité limitée au capital social de 11.260 Euros, ayant son siège social situé à Fransu (80620), immatriculée au RCS d’Amiens sous le numéro 504 590 100, commercialise auprès d’entreprises des prestations d’organisation de séminaires, de voyages collectifs (« les Séminaire(s) BSA »).
2. BSA propose à des entreprises (« le Client ») un service visant à organiser pour leurs salariés et/ou partenaires de l’entreprise (« les Bénéficiaires »), des Séminaires BSA comportant un ensemble de prestations formant un produit unique et indivisible. Les conditions des Séminaires BSA seront décrites dans les visuels et textes communiqués, les emails d’échange, le devis et /ou le programme proposé par BSA (« l’Information préalable »). L’information préalable sera communiquée au Client durant l’élaboration du Séminaire BSA.
3. Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») s’appliquent aux Séminaires BSA ainsi que toute prestation rendue ou commercialisée par BSA lors la conduite et la préparation des Séminaires BSA.
4. Dans le cadre de l’exercice de son activité BSA a souscrit, dans les conditions prévues par le code du tourisme, auprès de la société GAN ASSURANCES, une assurance de responsabilité civile professionnelle qui couvre notamment les conséquences pécuniaires pouvant incomber à l’assuré en raison des dommages causés à des voyageurs, à des prestataires de services ou à des tiers, par suite de fautes, erreurs de fait ou de droit, omissions ou négligences commises à l’occasion de l’offre, de l’organisation et de la vente de ses prestations.
5. BSA est titulaire du contrat d’assurance n° 141209414 auprès de la compagnie d’assurance GAN ASSURANCES.
1.1. Les présentes CGV sont applicables à compter de janvier 2024 pour toute confirmation de réservation d’un Séminaire BSA par le Client à compter de cette date, ainsi que pour toute prestation facturée par BSA. Elles annulent et remplacent les versions précédentes.
1.2. La signature pour accord, par le Client, du devis faisant partie de l’Information Préalable communiquée au Client, vaut acceptation des CGV. Le devis signé par le Client, incluant la copie des CGV, constitue la convention générale encadrant la préparation et la conduite des Séminaires BSA (« la Convention Générale ») et renonciation expresse à l’application des conditions générales d’achat du Client. L’inscription à l’un des séminaires BSA vaut acceptation, par les Bénéficiaires, des CGV.
1.3. Dans ce cadre le Client s’engage à communiquer aux Bénéficiaires les présentes CGV et l’Information préalable. Le Client se porte fort du respect des dispositions issues des CGV applicables aux Bénéficiaires par ces derniers.
1.4. Toutefois, conformément à l’article L. 211- 7 du Code du tourisme, les dispositions de ces articles, ne sont pas applicables aux services de voyage et forfaits touristiques vendus dans le cadre d’une convention générale conclue pour le voyage d’affaires.
2.1. BSA propose des séjours/séminaires/voyages constitués sur mesure par les équipes de BSA pouvant inclure un hébergement, des activités, des événements de team building personnalisés ainsi que des animations.
2.2. BSA prendra en compte les contraintes du Client relatifs au transport des Bénéficiaires dans l’élaboration de sa proposition de Séminaire BSA. Toutefois, les prestations de transport ne seront pas incluses dans le Séminaire BSA, au-delà des transports routiers assurés en bus pour acheminer les Bénéficiaires vers/depuis le lieu d’hébergement ainsi que vers/depuis les activités et autres animations pendant du Séminaire BSA.
2.3. Dans ce cadre, le Client s’engage à collaborer pleinement avec BSA afin de lui adresser les informations nécessaires à la détermination de ses objectifs et/ou de ses besoins.
2.4. Afin de définir les conditions du Séminaire BSA les plus adaptées, BSA met en œuvre un phase de recherches et d’adaptation de ses prestations, laquelle pourra faire l’objet d’une facturation autonome à hauteur d’une somme forfaitaire d’un montant de 1.500 €, à compter de l’envoi d’un troisième devis au Client par BSA, dans l’hypothèse d’une non-confirmation de la Convention Générale.
3.1. Après validation de la Convention Générale par le Client, les Bénéficiaires pourront s’inscrire / être inscrits au Séminaire BSA suivants les conditions définies dans la Convention Générale.
3.2. Le Client s’engage à confirmer le nombre exact de Bénéficiaires au minimum quinze (15) jours avant le début du Séminaire BSA. Après cette date, le nombre de Bénéficiaires ne pourra être augmenté ou réduit sans l’accord exprès et écrit de BSA qui se réserve le droit de facturer le prix du Séminaire BSA en fonction du nombre initial de Bénéficiaires, si le Client réduit leur nombre moins de quinze (15) jour avant le début du Séminaire BSA.
3.3. L’inscription à un Séminaire BSA devra faire l’objet d’une validation expresse de la part de BSA.
3.4. Lors de la réservation, le Client et/ou le Bénéficiaire devra communiquer à BSA toute information susceptible d’affecter le déroulement du Séjour BSA (grossesse, maladie, mobilité réduite, etc.).
3.5. Les formalités administratives et sanitaires relatifs aux Séminaires BSA ne sont données qu’à titre indicatif et pour les seuls ressortissants français. Le Client devra s’informer des formalités requises suffisamment à l’avance afin d’être en règle avec les autorités compétentes lors du départ des Bénéficiaires.
4.1 Le prix du Séminaire BSA
4.1.1. Le prix du séjour BSA sera confirmé lors de la conclusion de la Convention Générale par le Client.
4.1.2. Le prix du Séjour BSA inclus (sauf mention contraire figurant dans l’Information Préalable) :
4.1.3. .Le Client reconnaît que, sauf accord contraire, ne sont pas inclus dans le prix :
4.2 Modalités de facturation et de règlement
4.2.1. Sauf accord particulier, le Client devra verser :
4.2.2. Dans l’hypothèse où le Client procèderait à la signature de la Convention Générale moins de quinze (15) jours avant le début du Séminaire BSA, l’intégralité du montant devra être réglée. A défaut de réception du règlement par BSA dans un délai de cinq (5) jours à compter de la conclusion de la Convention Générale, BSA pourra procéder à sa résiliation. L’ensemble des prestations consommées sur place par les Bénéficiaires, exclues du prix du Séminaire BSA et qui n’auront pas pu faire l’objet d’un règlement sur place, feront l’objet d’une facturation additionnelle à l’issue du Séminaire BSA.
4.2.3. BSA adressera les factures correspondantes au Client par email. L’échéance de règlement est fixée à la date d’émission des factures. Les sommes seront versées à l’adresse mentionnée dans le préambule par virement bancaire ou chèque.
4.2.4. En cas de défaut de paiement total ou partiel des factures à l’échéance, le Client sera redevable de plein droit auprès de BSA d’une pénalité de retard égale à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal.
4.2.5. Cette pénalité est calculée sur le montant TTC de la somme restant due, et court à compter de la date d’échéance du prix sans qu’aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire.
4.2.6. En sus des indemnités de retard, toute somme, y compris l’acompte, non payée à sa date d’exigibilité produira de plein droit le paiement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros due au titre des frais de recouvrement, sans préjudice de la possibilité pour BSA de demander une indemnisation complémentaire pour les frais engagés supérieurs au montant forfaitaire.
4.3 Révision de prix
4.3.1. Le prix du Séminaire BSA a été fixé en fonction des conditions économiques en vigueur à la date de la conclusion de la Convention générale. En cas de modifications de ces conditions, notamment du coût du carburant, du coût des prestations de restauration, BSA pourra modifier à la hausse ou à la baisse les prix de vente avec un préavis d’au moins quarante-cinq (45) jours par rapport à la date de départ. Ces modifications ne seront répercutées dans le prix du Séminaire BSA qu’à proportion de leur part dans le calcul du prix du Séminaire BSA .
4.3.2. En cas d’augmentation supérieure à 5 % du prix total du Séminaire BSA, le Client aura la possibilité de renoncer à son Séminaire BSA et recevra le remboursement total des sommes versées, à l’exclusion de tous dommages et intérêts.
4.3.3. Le montant des diverses taxes est donné à simple titre indicatif et peut faire l’objet de modifications par les autorités concernées, à tout moment et sans préavis. La constatation de tarifs différents lors du séjour ne saurait donner lieu à aucun remboursement de quelque nature que ce soit.
5.1. Les Bénéficiaires doivent se présenter, à l’horaire et au lieu indiqué dans la Convention générale ou dans toute communication ultérieure adressée par BSA par écrit. Le nombre et l’identité des Bénéficiaires doivent correspondre aux indications figurant dans la Convention générale ou dans toute communication ultérieure échangée entre BSA et le Client, ayant fait l’objet d’une confirmation de la part de BSA.
5.2. La durée du Séminaire BSA inclut le jour du départ (à compter de l’heure de convocation) et le jour du retour à l’heure d’arrivée. La réduction de la durée ou la suppression de la première et/ou dernière nuit causée par une arrivée tardive ou un départ matinal, sauf accord de BSA, ne pourra donner lieu à aucun remboursement et/ou dédommagement à quelque titre que ce soit, et que le préjudice soit direct ou indirect, certain ou incertain. Il en est de même en cas de retour différé.
6.1 Annulation par BSA Le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité si l’annulation est imposée par des circonstances de force majeure, telles que définies à l’article 14 des CGV, le fait du Client ou de l’un des Bénéficiaires, le fait imprévisible et insurmontable d’un tiers ou des raisons de sécurité.
6.2 Annulation par le Client 6.2.1. Toute demande d’annulation souhaitée par le Client devra être communiquée par lettre recommandée avec accusé de réception à BSA. La date de réception de la demande par BSA vaudra date d’annulation.
6.2.2. En cas d’annulation totale ou partielle du Séminaire BSA avant le départ du Séminaire BSA, les parties conviennent que le Client devra verser à BSA une indemnité forfaitaire déterminée en fonction de la date de réception, par BSA, de la demande d’annulation selon le barème suivant :
6.2.3. L’annulation partielle du Séminaire BSA se définit comme l’annulation d’une partie des prestations ou la réduction du nombre de Bénéficiaires pour lesquels les prestations seront fournies.
6.2.4. Le prix du Séminaire BSA n’inclut pas d’assurance annulation, laquelle peut être contractée à titre autonome par le Client. Dans cette hypothèse, le Client fera son affaire personnelle des déclarations et du suivi des procédures auprès de son assurance.
7.1 Modification du Séminaire BSA par BSA
7.1.1. Le Client reconnaît que des changements exceptionnels peuvent être apportés au Séminaire BSA, en raison des aléas inhérents aux séjours organisés. Ces changements peuvent notamment consister en la modification des visites, des activités et des hôtels proposés par BSA.
7.1.2. Certaines prestations ainsi que les dates d’ouverture et de fermeture de certains hôtels et/ou sites culturels peuvent également faire l’objet de modifications.
BSA fera ses meilleurs efforts pour informer le Client et les Bénéficiaires desdits changements dans les meilleurs délais. Ces changements peuvent toutefois être apportés sans préavis en fonction de certaines contraintes locales (manifestations culturelles ou religieuses, contraintes climatiques, etc.). En tout état de cause, BSA ne pourra être tenu pour responsable des modifications susmentionnées.
7.1.3. Si des modifications devaient intervenir, BSA fera ses meilleurs efforts pour maintenir, à ses frais, un niveau de service au moins équivalent et indemnisera le Client si tel n’est pas le cas et si la modification porte sur des éléments essentiels de la Convention Générale ou qu’une part prépondérante des services n’a pas été fournie sauf si ces modifications résultent d’un cas de force majeure, du fait imprévisible et insurmontable d’un tiers (prestataire) ou de raisons de sécurité.
7.2 Modification du Séminaire BSA par le Client
7.2.1. Toute demande de modification de type de logement, de prestations complémentaires, souhaitée par le Client devra être communiquée par écrit (courrier, télécopie, ou e-mail) à BSA. Les modifications pourront être prises en compte par BSA dans la limite des disponibilités et des possibilités. Toute modification par le Client non-validée par BSA sera assimilée à une annulation et engendrera les mêmes frais (en fonction de la date de départ).
7.2.2. BSA ne recevra plus en mesure de pouvoir traiter des demandes de modification de la part du Client au-delà de quinze (15) jours avant la date de départ du Séminaire BSA.
7.2.3. Toute demande de report de dates sera considérée comme étant une annulation totale dans les conditions définies à l’article 6.2 des CGV. En tout état de cause, toute demande de report ne pourra être envisageable au-delà d’une durée de douze (12) mois après la date initiale prévue pour le Séminaire BSA.
Les bagages et autres effets personnels restent sous la responsabilité exclusive du Client et des Bénéficiaires. BSA ne pourra être tenue responsable des objets personnels laissés sans surveillance, tant dans les différents lieux du Séminaire BSA.
9.1 Chambres
9.1.1. Un règlement intérieur est affiché dans chaque logement et/ou établissement de réception. Le Bénéficiaire s’engage à en prendre connaissance et à le respecter.
9.1.2. Il est d’usage en matière d’hôtellerie internationale que les chambres ne soient disponibles qu’à partir de 15h le jour de l’arrivée et au plus tard jusqu’à 12h le dernier jour, quelle que soit l’heure d’arrivée ou de départ du Bénéficiaire.
9.2 Prestations hôtelières fournies
9.2.1. La description des prestations hôtelières a été rédigée lors de l’édition de l’Information Préalable. Ces prestations hôtelières peuvent faire l’objet d’éventuelles modifications (équipements supplémentaires ou manquants).
9.2.2. Dans la mesure du possible, et si elle en a connaissance, BSA informera le Client de ces modifications. Il est possible qu’une partie des installations (restaurant(s), bar(s), piscine(s), etc.) soit fermée.
9.2.3. Les animations et les services mentionnés peuvent varier en fonction de l’occupation de l’hôtel et cette variation ne peut donner lieu à aucune réclamation. Quel que soit le motif invoqué par le Client, toute prestation réservée qui ne serait que partiellement consommée ou qui ne serait pas consommée sur place, ne peut donner lieu à un quelconque remboursement.
10.1. Les séminaires BSA incluent les boissons de types eau, thé, café, à l’exclusion de toute autre boisson, sauf mention contraire indiquée à la conclusion de la Convention Générale.
10.2. Le Client s’engage à communiquer à BSA toute information relatives aux allergies et/ou intolérances de certains Bénéficiaires.
11.1. Les Bénéficiaires s’engagent à se présenter à l’heure aux activités incluses dans les Séminaires BSA. Tout retard pourra justifier une exclusion de l’activité, laquelle ne fera l’objet d’aucun remboursement/dédommagement.
Certaines activités proposées dans le cadre du Séminaire BSA peuvent présenter des risques. Les piscines ou toute étendue d’eau ne sont jamais surveillées. BSA ne pourra être tenue responsable d’un quelconque accident et/ou autre incident dû à un manque de vigilance d’un des Bénéficiaires.
11.2. Les activités nautiques et sportives sont réalisées sous la seule responsabilité des Bénéficiaires et du Client.
Tout litige, accident et/ou autre incident survenant dans le cadre desdites activités ne saurait en aucun cas engager la responsabilité de BSA et devra être résolu sur place avec l’organisme local indépendant concerné.
11.3. Pour la participation aux activités, le Client s’engage à communiquer aux Bénéficiaires les indications suivantes et se porte fort de leur respect par les Bénéficiaires.
« En participant à l’activité, le participant (Bénéficiaire) :
11.4. En cas de non-respect de ces consignes, BSA ne pourra être tenu pour responsable en cas d’accidents.
12.1 Responsabilité de BSA
12.1.1. BSA, en tant qu’intermédiaire entre le Client et les prestataires, ne peut être assimilée aux prestataires intervenant dans l’exécution de ses Séminaires BSA (ex. activités, restauration, hôtellerie).
12.1.2. Les modifications exceptionnelles qui pourraient éventuellement être effectuées par BSA (changement d’itinéraire, remplacement d’un moyen de transport ou d’un hôtel par un autre, etc.) pour pallier aux défaillances de ses prestataires durant le transport et/ou le Séminaire BSA ne pourront donner lieu à aucune indemnisation de quelque nature que ce soit.
12.1.3. En cas d’inexécution totale ou partielle par BSA de ses obligations, cette dernière sera uniquement responsable des dommages matériels directs causés au Client de son fait à l’exclusion de tout préjudice immatériel ou indirect tels que préjudice commercial, perte d’exploitation, perte de contrats, perte de chance ou manque à gagner.
12.1.4. BSA ne pourra être tenu pour responsable des cas fortuits, des cas de force majeure du fait des tiers, ou de la faute du Client (présentation après l’heure de convocation, non-respect des formalités administratives, de santé,
12.1.5. Seront notamment considérés comme cas de force majeure : la guerre, l’émeute, l’incendie, les grèves, les accidents, aléas climatique, inondations, la pandémie ou l’épidémie ainsi que toutes mesures légales ou réglementaires prises par les pouvoirs publics en vue de lutter contre la propagation de la pandémie ou de l’épidémie et l’impossibilité d’être approvisionné.
12.2 Responsabilité du Client et des Bénéficiaires
12.2.1. Le Client sera responsable envers BSA de tout dommage causé par les Bénéficiaires à BSA. Le Client garantit BSA contre tout recours pouvant être intenté par un Bénéficiaire à l’encontre de BSA et dans cette hypothèse prendra à sa charge les frais indus par la procédure.
12.2.2.Les Bénéficiaires handicapés, à mobilité réduite et/ou les femmes enceintes doivent impérativement en informer BSA et les prestataires concernés.
12.2.3. BSA ne saurait être tenue responsable de tout incident résultant de l’état de santé d’un Bénéficiaire ou de l’impossibilité de bénéficier totalement ou partiellement des prestations prévues.
12.2.4. Il revient au Client/Bénéficiaire de signaler et faire constater sur place tout dommage éventuel le concernant :
13.1. Les parties s’engagent à contracter et à maintenir les assurances professionnelles nécessaires pour la couverture de tout dommage causé dans le cadre de la conduite de leurs activités, incluant un niveau de garantie suffisant pour couvrir les dommages prévisibles.
13.2. Le Client s’engage à contracter et à maintenir une assurance couvrant les dommages causés par et aux Bénéficiaires. Il sera responsable envers BSA de tout dommage causé par les Bénéficiaires à BSA.
14.1. Dans le cadre de la réalisation des Séminaires BSA, BSA s’engage à ne pas divulguer à un tiers les informations confidentielles liées au déroulement du Séminaire BSA.
14.2. Par dérogation, le Client accepte que BSA puisse citer son nom et/ou sa marque dans le cadre d’opérations de communication visant à promouvoir ses services. Toute utilisation par BSA de photos prises au cours des séminaires BSA sera soumise à l’autorisation expresse du Client.
Le fait pour l’une des parties de ne pas se prévaloir à un moment donné de l’une ou quelconque des clauses des CGV ne saurait être interprété comme valant renonciation par cette Partie à s’en prévaloir ultérieurement.
16.1. Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution des CGV est soumis au droit français.
16.2. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à l’interprétation, l’application, l’exécution, la résolution ou la fin des relations commerciales ou des ventes effectuées entre BSA et le Client sera porté devant le Tribunal de Commerce d’Amiens.
